Hilfe

Alles auf einen Blick

Klaro kann 27 Dinge – die meisten davon braucht man nie alle. Diese Übersicht sagt in je einem Satz, wofür etwas gut ist; ein Klick führt zur ausführlichen Erklärung.

Jeden Tag

Planen

Zusammenarbeiten

Auswerten und aufräumen

Verwalten

Neu hier? Dann fang mit Erste Schritte und Ein Durchlauf von A bis Z an – der Rest kommt von selbst, wenn du ihn brauchst.

Erste Schritte

Diese Anwendung verwaltet Aufgaben in Projekten. Jedes Projekt hat eigene Spalten – zum Beispiel „To Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Eine Aufgabe wandert im Lauf der Zeit von links nach rechts durch diese Spalten.

• Anmelden: Alle benutzen dasselbe Passwort. Danach wählst du aus, wer du bist. Diese Auswahl bestimmt, wem deine Änderungen zugeordnet werden und an welche Adresse Benachrichtigungen gehen. Oben rechts kannst du jederzeit wechseln.
• Projekt anlegen: Neues Projekt öffnen, Namen eingeben, eine Vorlage anklicken – die Spalten sind damit gesetzt und lassen sich anschließend beliebig ändern.
• Aufgaben anlegen: Auf dem Board oben rechts „Neue Aufgabe“ oder unten in einer Spalte „+ Aufgabe“.
• Überblick behalten: Die Übersicht zeigt projektübergreifend, was überfällig ist und was als Nächstes ansteht – wahlweise für alle, für dich selbst oder für eine bestimmte Person bzw. ein Team.

Ein Durchlauf von A bis Z

Wer noch nie mit so einem Board gearbeitet hat, liest am besten einmal diesen Abschnitt. Er geht ein Vorhaben von Anfang bis Ende durch – am Beispiel eines Antrags, aber für eine Vereinsfeier oder einen Kundenauftrag gilt dasselbe.

1. Ein Projekt anlegen – der Ort, an dem alles zusammenläuft

Ein Projekt ist kein Großvorhaben, sondern schlicht ein Bereich mit eigenen Spalten: ein Gremium, ein Arbeitsfeld, ein Kunde. Oben auf Projekte → Neues Projekt. Der Assistent fragt Name und Farbe und schlägt eine Vorlage vor – die bringt fertige Spalten, Etiketten und teils Checklisten mit. Alles davon lässt sich ändern; niemand muss es gleich richtig treffen.

Faustregel für Spalten: Sie beschreiben den Weg, den eine Aufgabe nimmt – nicht ihre Art. „Anliegen → In Arbeit → Eingebracht → Erledigt“ ist gut. „Verkehr / Soziales / Bauen“ ist keine gute Spalteneinteilung, dafür gibt es Etiketten.

2. Wer macht mit?

Unter Einstellungen → Personen tragen sich alle ein, die mitarbeiten. Wer regelmäßig als Gruppe zuständig ist – ein Ortsrat, ein Vorstand, eine Arbeitsgruppe –, bekommt zusätzlich ein Team.

3. Die Aufgabe entsteht

Am schnellsten über Erfassen oben rechts: eine Zeile tippen, fertig. Auf dem Board geht es auch unten in einer Spalte über + Aufgabe. Der Titel genügt fürs Erste – Notieren ist wichtiger als Vollständigkeit. Alles Weitere kommt später dazu.

4. Zuständig und bis wann

Ein Klick auf die Karte öffnet das Aufgabenfenster. Zwei Angaben rechts machen den Unterschied zwischen einer Liste und einem Werkzeug: Zuständig (eine Person oder ein Team) und Fällig am. Ohne Namen bleibt eine Aufgabe liegen; ohne Termin merkt es niemand.

Die Fälligkeit färbt sich von selbst: gelb, wenn es knapp wird, rot, wenn der Termin vorbei ist – auf der Karte, auf der Startseite und im Kalender.

5. Daran arbeiten

Im Aufgabenfenster steht alles, was dazugehört:

• Beschreibung – worum es geht, für die, die später dazukommen.
• Checkliste – die Teilschritte. Wiederkehrende Abläufe holt man sich über „Vorlage einfügen“.
• Dateien – Entwürfe, Pläne, Fotos direkt an der Sache.
• Kommentare – der Gesprächsfaden. Mit @Name holt man jemanden dazu, die Person bekommt eine Nachricht.
• Abhängigkeiten – „wartet auf“, wenn zuerst etwas anderes fertig sein muss.

6. Die Karte wandert

Sobald sich der Stand ändert, zieht man die Karte mit der Maus – oder am Handy mit dem Finger – in die nächste Spalte. Das ist der eigentliche Kern der Sache: Wo eine Karte liegt, sagt allen ohne Nachfrage, wie weit es ist. Wer nicht ziehen mag, ändert die Spalte im Aufgabenfenster über das Auswahlfeld.

7. Erledigt

In der letzten Spalte gilt die Aufgabe als fertig: Der Titel wird durchgestrichen, die Fälligkeitsampel verstummt, und wer darauf gewartet hat, bekommt Bescheid. Wiederholt sich die Aufgabe, entsteht in diesem Moment schon der nächste Durchgang.

8. Aufräumen

Wird es voll, kommen alte Karten ins Archiv (Aufgabenfenster → Mehr → Archivieren). Sie sind nicht weg, nur weggeräumt, und über das Häkchen Archiv in der Filterleiste jederzeit wieder da. Wirklich Falsches kommt in den Papierkorb.

Und der Alltag? Der beginnt auf der Übersicht: Was ist überfällig, was steht heute an, was diese Woche. Ein Klick auf eine Kachel filtert die Liste darunter. Mehr braucht es an den meisten Tagen nicht.

Board & Verschieben

• Mit der Maus: Karte anfassen und in eine andere Spalte ziehen. Die Position innerhalb der Spalte bestimmst du dabei gleich mit.
• Am Handy oder Tablet: Karte kurz gedrückt halten, dann ziehen.
• Mit der Tastatur: Mit Tab zur Karte springen, dann Alt + → beziehungsweise Alt + ←.
• Ohne Ziehen: Karte anklicken und im Fenster rechts oben die Spalte auswählen.

Die Zahl neben dem Spaltennamen ist die Anzahl der Aufgaben. Standardmäßig ist sie unbegrenzt. Wer möchte, kann für eine Spalte eine Höchstzahl hinterlegen (Projekt → Einstellungen → Spalten, Feld „Max."); dann steht dort etwas wie „3 / 5“. Das ist eine freiwillige Selbstbeschränkung aus dem Kanban: Sie soll daran erinnern, lieber weniges zu Ende zu bringen als vieles anzufangen. Wird sie überschritten, färbt sich nur die Zahl rot – verhindert wird nichts. Das Feld leeren schaltet die Begrenzung wieder ab.

Eine Spalte kann als Erledigt-Spalte markiert sein. Aufgaben, die dort landen, gelten als fertig: Die Fälligkeitsampel wird ruhig gestellt, Abhängigkeiten lösen sich auf und Erinnerungen hören auf.

Bahnen (Swimlanes)

Über der Filterleiste steht das Menü „Bahnen“. Damit wird das Board zusätzlich in waagrechte Streifen geteilt: die Spalten bleiben, wie sie sind, und jede Bahn ist eine Zeile darunter. Praktisch, wenn mehrere Leute oder Themen parallel am selben Board arbeiten.

• Zuständig – eine Bahn je Person, dazu „Ohne Zuständige“.
• Priorität – Dringend, Hoch, Normal, Niedrig.
• Etikett – eine Bahn je Etikett, dazu „Ohne Etikett“. Hat eine Aufgabe mehrere Etiketten, zählt das erste.
• Eigene Auswahlfelder – jedes Feld vom Typ „Auswahl“ taucht hier auf.

Eigene Bahnen anlegen: Wer frei benannte Bahnen möchte – etwa „Team A“, „Team B“, „Team C“ –, legt in den Projekteinstellungen unter Eigene Felder ein Feld vom Typ Auswahl an und trägt die Namen als Möglichkeiten ein. Danach steht es im Menü „Bahnen“ zur Verfügung. Die Reihenfolge der Möglichkeiten bestimmt die Reihenfolge der Bahnen.

Eine Karte in eine andere Bahn ziehen ändert die zugehörige Angabe. Zieht man eine Aufgabe in die Bahn einer anderen Person, ist sie damit umgehängt; in einer Bewegung lassen sich Spalte und Bahn gleichzeitig wechseln. Das Plus-Zeichen in einer Bahn legt eine Aufgabe an, bei der die Angabe schon eingetragen ist.

Der Pfeil links neben dem Bahnennamen klappt eine Bahn zu – das merkt sich der Browser. Die Zahl im Spaltenkopf zählt weiterhin über alle Bahnen zusammen, jede Bahn hat zusätzlich einen eigenen Zähler. Solange kein Filter gesetzt ist, bleiben auch leere Bahnen stehen, damit man Karten hineinziehen kann; mit gesetztem Filter werden sie ausgeblendet.

Schnell erfassen

Der Knopf „Erfassen“ oben rechts – oder einfach die Taste n – öffnet ein einzelnes Eingabefeld. Dort schreibt man die Aufgabe in einer Zeile:

Protokoll schreiben @Vorstand !hoch #Sitzung 24.08.

• @ – Person oder Team, auch mit Leerzeichen („@Arbeitsgruppe Verkehr“) oder über das Kürzel („@VOR“).
• # – Etikett des gewählten Projekts, mehrere möglich.
• ! – Priorität: !dringend, !hoch, !normal, !niedrig.
• Datum – heute, morgen, übermorgen, ein Wochentag (Fr), ein Datum (24.08., 24.08.2026) oder +3 für „in drei Tagen“. Ohne Jahresangabe wird das nächste passende Datum genommen.

Alles Übrige wird der Titel. Während des Tippens zeigt eine Vorschau, was erkannt wurde – und was nicht erkannt wird, bleibt einfach im Titel stehen. Es geht also nichts verloren. Das Projekt ist vorbelegt: auf einem Board das gerade offene, sonst das zuletzt benutzte.

Aufgaben bearbeiten

Ein Klick auf eine Karte öffnet die Aufgabe. Jede Änderung wird sofort gespeichert – einen „Speichern“-Knopf gibt es nicht. Beschreibung und Kommentare verstehen etwas Formatierung: **fett**, *kursiv*, `code`, Internetadressen und Aufzählungen mit „- “ am Zeilenanfang.

• Nummer: Jede Aufgabe hat eine feste Nummer wie WEB-42. Die Adresse /aufgabe/WEB-42 lässt sich verschicken und führt direkt dorthin.
• Checkliste: für kleine Teilschritte, die keine eigene Aufgabe brauchen.
• Etiketten: farbige Marker, die im Projekt festgelegt werden (Projekt → Einstellungen → Etiketten).
• Eigene Felder: zusätzliche Angaben wie „Kunde“ oder „Rechnungsnummer“, ebenfalls je Projekt einstellbar.
• @ im Kommentar schlägt aktive Personen und Teams vor – auswählen mit den Pfeiltasten und Enter. Die genannte Person bzw. der Verteiler des Teams bekommt eine E-Mail, unabhängig von den sonstigen Einstellungen.
• Archivieren räumt eine Aufgabe vom Board, ohne sie zu löschen. Über den Filter „Archiv“ ist sie wieder sichtbar.

Aufwand schätzen

Im Aufgabenfenster gibt es das Feld Aufwand in Stunden. Wer es ausfüllt, bekommt an drei Stellen eine Summe:

• Im Spaltenkopf des Boards – neben der Anzahl. Zehn Kleinigkeiten sind etwas anderes als zehn Tagewerke; das sieht man erst, wenn beides dasteht.
• Über der Liste – für genau die gerade gefilterte Auswahl. Mit einem Etikett im Filter ist das die Last eines Arbeitspakets, mit „Zuständig“ die einer Person.
• Im Rückblick – wie viel Aufwand in einem Zeitraum tatsächlich abgeschlossen wurde. Über mehrere Zeiträume hinweg sieht man daran, was realistisch ist.

Schätzt niemand, bleiben die Summen einfach weg – eine stolze Null, die nur „nicht ausgefüllt“ bedeutet, wäre schlimmer als nichts. Ist nur ein Teil geschätzt, steht dabei, wie viele es waren.

Fälligkeiten & Farben

Das Fälligkeitsdatum wird überall gleich eingefärbt:

überfällig heute in den nächsten 3 Tagen später erledigt

Ab wann „bald fällig“ gilt, steht in den Einstellungen (aktuell 3 Tage).

Jedes Projekt hat außerdem eine eigene Farbe. Sie erscheint als Balken am Projekttitel und – in projektübergreifenden Listen wie der Übersicht – als schmaler Streifen links an jeder Zeile. So ist auf einen Blick klar, aus welchem Projekt eine Aufgabe stammt. Die Farbe der runden Kürzel (z. B. „HS“) gehört dagegen zur zuständigen Person.

Liegengebliebenes

Nicht jede Aufgabe hat einen Termin – und gerade die geraten in Vergessenheit. Klaro merkt sich deshalb, wann an einer Aufgabe zuletzt etwas passiert ist. Tut sich 30 Tage lang nichts, bekommt die Karte eine Sanduhr:

Als „etwas passiert“ zählt jede Regung: eine Änderung am Titel oder am Termin, ein Kommentar, ein neuer Anhang, ein Häkchen in der Checkliste, ein Zug in eine andere Spalte. Erledigte Aufgaben zählen nie mit – die dürfen ruhen.

Auf der Übersicht erscheint eine Kachel Liegt lange, sobald es etwas zu zeigen gibt; in der Filterleiste jedes Projekts steht derselbe Ausschnitt unter Fälligkeit → liegt lange.

Die Frist steht in den Einstellungen unter „Liegt lange ab Tagen“ (aktuell 30). Eine 0 schaltet den Hinweis samt Kachel und Filter ganz ab – sinnvoll, wenn ein Projekt naturgemäß lange Ruhephasen hat.

Wiedervorlage

Manches ist heute nicht dran, darf aber nicht vergessen werden – der Antrag, der erst nach der Sommerpause Sinn ergibt, die Nachfrage, die drei Wochen Zeit hat. Dafür gibt es im Aufgabenfenster unter Wiedervorlage vier Knöpfe: Morgen, Nächsten Montag, In einer Woche, In einem Monat – oder ein Datum von Hand.

Bis dahin verschwindet die Aufgabe aus der Übersicht und wird bei den Kacheln nicht mitgezählt. Auf dem Board bleibt sie stehen, mit einem blauen Uhrzeichen und dem Datum. Eine Aufgabe, die spurlos verschwindet, wäre schlimmer als eine, die man kurz übersieht.

Am gewählten Tag ist sie von selbst wieder da – ohne dass jemand etwas tun muss. Vorher zurückholen geht über Jetzt wieder zeigen.

Wer zurückgestellt hat, gilt nicht als säumig: Solche Aufgaben tauchen unter Liegengebliebenes nicht auf. Das ist der Unterschied zwischen „bewusst geparkt“ und „vergessen“.

Wiederkehrende Aufgaben

Manches kommt immer wieder: die Sitzungsvorbereitung alle sechs Wochen, der Kassenbericht einmal im Jahr, die Rundmail jeden Monat. Damit das niemand von Hand nachhalten muss, kann sich eine Aufgabe selbst wiederholen.

Im Aufgabenfenster steht unter „Fällig am“ das Feld Wiederholung. Dort wählt man täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich und dazu den Abstand – etwa „alle 6 Wochen“. Wichtig ist ein Fälligkeitsdatum: Ohne Termin weiß Klaro nicht, wann der nächste Durchgang ansteht.

Sobald die Aufgabe erledigt ist, entsteht die nächste. Sie startet in der ersten Spalte und übernimmt Beschreibung, Zuständigkeit, Priorität, Etiketten, eigene Felder und die Checkliste – letztere wieder unabgehakt. Kommentare und Dateien bleiben beim abgeschlossenen Durchgang, wo sie hingehören.

Ab Fälligkeit oder ab Erledigung? Das ist der Unterschied zwischen einem festen Takt und einem festen Abstand. Eine Sitzung findet alle sechs Wochen statt, egal wann die Vorbereitung abgehakt wurde – das ist ab Fälligkeit. Der Ölwechsel dagegen ist ein halbes Jahr nach dem letzten fällig, nicht nach einem Kalenderplan – das ist ab Erledigung.

Eine Serie kann enden: entweder an einem Datum oder nach einer festen Zahl von Durchgängen. Bleiben beide Felder leer, läuft sie weiter, bis jemand die Wiederholung auf „wiederholt sich nicht“ stellt.

Es gibt bewusst immer nur einen offenen Durchgang. Zwölf im Voraus berechnete Monatsaufgaben wären zwölf Karten Rauschen auf dem Board. Wer eine Aufgabe nie abhakt, bekommt dafür auch keine neue – die alte bleibt sichtbar überfällig stehen, was ehrlicher ist als stiller Nachschub. Ein versehentliches Abhaken lässt sich mit „Rückgängig“ zurücknehmen; der eben erzeugte Nachfolger verschwindet dann wieder, sofern noch niemand daran gearbeitet hat.

Checklisten-Vorlagen

Manche Abläufe sind jedes Mal gleich: Ein Antrag wird entworfen, in der Runde abgestimmt, eingereicht, auf die Tagesordnung gesetzt. Solche Schrittfolgen lassen sich einmal hinterlegen, statt sie bei jeder Aufgabe neu zu tippen.

Anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Checklisten-Vorlagen“. Name vergeben, dann die Punkte eintragen – eine Zeile je Punkt. Aufzählungszeichen aus kopierten Listen werden automatisch entfernt.

Benutzen: im Aufgabenfenster unter der Checkliste steht „Vorlage einfügen …“. Ein Klick, und die Punkte stehen in der Liste. Sie werden angehängt, nicht ersetzt – eigene Notizen bleiben also erhalten. Punkte, die wortgleich schon dastehen, werden übersprungen; dieselbe Vorlage zweimal einzufügen richtet keinen Schaden an.

Eine Vorlage gehört normalerweise zu einem Projekt. Mit dem Häkchen „in allen Projekten“ steht sie überall zur Verfügung – sinnvoll für Abläufe, die nicht an ein einzelnes Projekt gebunden sind.

Einige Projektvorlagen bringen schon passende Checklisten mit: „Kommunalpolitik“ etwa Antrag einbringen und Bürgeranliegen bearbeiten, „Verein“ eine Sitzungsvorbereitung. Ändern und löschen lässt sich alles davon. Zusammen mit einer wiederkehrenden Aufgabe entsteht so aus einem einzigen Abhaken der nächste Durchgang samt fertiger Schrittfolge.

Sitzungsansicht & Drucken

In einer Sitzung liegt selten ein Laptop auf dem Tisch, und ein Board am Beamer hilft niemandem beim Mitschreiben. Dafür gibt es im Projekt den Reiter Sitzung: Er macht aus den Aufgaben eine Tagesordnung auf Papier – durchnummeriert, mit Platz für handschriftliche Ergebnisse.

Erst filtern, dann drucken. Die Filterleiste ist dieselbe wie auf dem Board. Wer nur die Punkte eines Gremiums, einer Person oder eines Etiketts auf der Tagesordnung haben will, stellt das oben ein – die Sitzungsansicht übernimmt es. Zusätzlich lässt sich unten ankreuzen, welche Spalten mitkommen; die Nummerierung zählt sich dabei neu durch.

Was auf dem Ausdruck erscheint, entscheidest du mit vier Häkchen:

• Beschreibung – der Sachstand zu jedem Punkt.
• Checklisten – als leere Kästchen zum Abhaken auf Papier.
• Zuständig & Termin – wer und bis wann.
• Notizzeilen – drei Linien unter jedem Punkt für Ergebnis oder Beschluss.

Überschrift, Datum und Ort trägst du oben ein; sie erscheinen im Kopf des Ausdrucks. Der Knopf Drucken oder als PDF sichern öffnet den gewohnten Dialog – dort lässt sich statt Papier auch „Als PDF sichern“ wählen, etwa zum Verschicken vor der Sitzung.

Erledigte Aufgaben stehen nie auf der Tagesordnung – eine Tagesordnung listet, was ansteht. Beim Druck bleibt alles Bunte weg: schwarz auf weiß, ohne Navigation, und ein Punkt wird nicht über den Seitenumbruch zerrissen.

Tabelle ein- und auslesen

Klaro und Excel schließen sich nicht aus. Zwei Wege führen hin und zurück – beide in der Listenansicht eines Projekts.

Hinaus: Als CSV herunterladen

Lädt genau die Aufgaben herunter, die gerade gefiltert sind – mit Nummer, Titel, Spalte, Zuständigkeit, Terminen, Priorität, Etiketten, Beschreibung und eigenen Feldern. Die Datei öffnet sich in Excel, Numbers und LibreOffice ohne Nachfrage, Umlaute inbegriffen.

Herein: Tabelle einlesen

Der umgekehrte Weg – für zwei Gelegenheiten:

• Der Anfang. Wer schon eine Liste in Excel führt, muss sie nicht abtippen.
• Massenpflege. Herunterladen, in Excel zwanzig Termine auf einmal ändern, wieder hochladen.

Wie Klaro entscheidet: Steht in der Spalte Nummer eine vorhandene Aufgabe, wird sie aktualisiert. Steht dort nichts, entsteht eine neue. Deshalb funktioniert der Rundlauf: herunterladen, ändern, hochladen – ohne Dubletten.

Nichts wird geschrieben, bevor du es gesehen hast. Nach dem Hochladen erscheint eine Vorschau: welche Zeile neu ist, welche geändert wird, und wo etwas unklar war. Erst ein Klick auf Übernehmen schreibt.

Nötig ist allein die Spalte Titel. Trennzeichen erkennt Klaro selbst (Semikolon, Komma oder Tabulator), ebenso ältere Windows-Zeichensätze. Datumsangaben gehen als 31.12.2026 oder 2026-12-31. Unbekannte Namen, Spalten oder Etiketten werden gemeldet und übersprungen – geraten wird nichts. Die Spalten Status und Blockiert von berechnet Klaro selbst und liest sie deshalb nicht zurück.

Rückblick & Berichte

Klaro beantwortet an den meisten Tagen die Frage „was steht an“. Einmal im Jahr steht die andere an: was haben wir eigentlich geschafft? Für Rechenschaftsberichte, Jahresberichte und die Sitzung, in der Bilanz gezogen wird.

Der Rückblick steht im Menü oben rechts beim eigenen Namen. Zeitraum wählen – dieses Jahr, letztes Jahr, ein Quartal oder frei –, und Klaro zählt zusammen, was in dieser Zeit erledigt wurde: über alle Projekte, wahlweise eingeschränkt auf ein Projekt, eine Person oder ein Etikett.

Gegliedert wird nach Projekt, Etikett, Zuständigkeit oder Monat. Nach Etikett beantwortet Fragen wie „wie viele Anträge waren es?“, nach Monat entsteht eine Chronik. Oben stehen die Kennzahlen, darunter jede Aufgabe mit Nummer, Erledigungsdatum und Zuständigkeit.

Gedruckt wird wie bei der Sitzungsansicht – oder „Als PDF sichern“, wenn der Bericht per Mail gehen soll.

Gezählt wird nach dem Tag der Erledigung, nicht nach der Fälligkeit: Für einen Bericht zählt, wann etwas fertig wurde, nicht wann es geplant war. Aufgaben im Papierkorb bleiben außen vor, archivierte zählen mit – sie wurden ja erledigt.

Sicherung

Unter Einstellungen → Sicherung lädt der Support-Zugang die komplette Installation als eine Datei herunter: Datenbank und alle hochgeladenen Dateien in einem Archiv. Kein phpMyAdmin, keine Kommandozeile.

Zwei gute Gelegenheiten: vor einem größeren Update und einmal im Quartal. Die Datei gehört an einen anderen Ort als den Webspace – ein Serverausfall nützt einer Sicherung wenig, die auf demselben Server lag.

Im Archiv liegt eine Anleitung zum Zurückspielen. Fehlt auf dem Server der ZIP-Baustein von PHP, lässt sich wenigstens die Datenbank herunterladen; die Dateien liegen dann in storage/uploads/ und sind per FTP zu sichern.

Die Sicherung enthält alles, was in Klaro steht. Passwörter allerdings nur als Hashwert, aus dem sich nichts zurückrechnen lässt. Trotzdem: Die Datei ist so vertraulich wie die Installation selbst.

Löschen & Papierkorb

Eine Aufgabe verschwindet auf zwei Wegen – beide im Aufgabenfenster oben rechts unter Mehr:

• Archivieren – der übliche Weg. Die Aufgabe ist weggeräumt, aber vollständig erhalten und über das Häkchen Archiv in der Filterleiste jederzeit wieder sichtbar. Im Zweifel immer das hier.
• In den Papierkorb legen – für das, was wirklich falsch war: die doppelt erfasste Aufgabe, der Tippversuch.

Der Papierkorb steht im Menü oben rechts beim eigenen Namen. Dort liegen gelöschte Aufgaben mit allem, was daran hing – Kommentaren, Checkliste, Verlauf und vor allem den hochgeladenen Dateien. Zurückholen stellt alles wieder her; die Aufgabe landet in der ersten Spalte ihres Projekts.

Nach einer einstellbaren Frist – ab Werk 30 Tage – wird ein Eintrag von selbst endgültig entfernt, dann auch die Dateien. Die Frist ändert der Support-Zugang unter Einstellungen → Allgemein; der Wert 0 bedeutet „nie von selbst löschen“. Sofort und endgültig entfernen kann ebenfalls nur der Support-Zugang – es ist der einzige Schritt ohne Rückweg.

Damit das Aufräumen funktioniert, muss der Cronjob laufen – derselbe, der auch die Erinnerungen verschickt.

Abhängigkeiten

Zwei Aufgaben lassen sich verknüpfen: „wird blockiert von“ bedeutet, dass die andere Aufgabe zuerst fertig sein sollte. Solange das nicht der Fall ist, trägt die Karte ein -Zeichen, und beim Verschieben kommt eine Rückfrage.

Blockiert wird trotzdem nichts – die Rückfrage lässt sich bestätigen. Der Hinweis soll nur verhindern, dass etwas übersehen wird. Sobald alle blockierenden Aufgaben erledigt sind, bekommen die Wartenden eine Nachricht („ist jetzt frei“). Ringschlüsse, bei denen sich zwei Aufgaben gegenseitig blockieren würden, weist die Anwendung ab.

Dateien

Dateien lassen sich im Aufgabenfenster einfach in das gestrichelte Feld ziehen – bis zu 20,0 MB je Datei.

Erlaubt sind Bilder, PDF, Office- und OpenDocument-Dateien, Text, Archive sowie einzelne Audio- und Videoformate. Aus Sicherheitsgründen abgelehnt werden Formate, die ein Browser ausführen könnte – etwa .php, .html, .js oder .svg. Geprüft wird nicht nur die Endung, sondern auch der tatsächliche Inhalt der Datei.

Erlaubte Endungen: jpg, jpeg, png, gif, webp, bmp, tif, tiff, heic, pdf, txt, csv, md, rtf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp, zip, eml, ics, mp3, mp4, mov

Zeitstrahl

Der Reiter Zeitstrahl im Projekt zeigt dieselben Aufgaben als Balken auf einer Datumsachse – was Fachleute einen Balken- oder Gantt-Plan nennen. Damit sieht man, was sich zeitlich überschneidet und was hintereinander liegt; auf dem Board sieht man das nicht.

Ein Balken entsteht aus Startdatum und Fälligkeitsdatum. Fehlt das Startdatum, wird daraus ein Punkt – die Aufgabe hat dann einen Termin, aber keine Dauer. Aufgaben ohne beides können nicht auf der Achse liegen; sie stehen zusammengeklappt darunter.

Die Farben sind dieselben wie überall: rot überfällig, gelb bald fällig, grün erledigt. Ein Warnzeichen vor dem Balken heißt, dass die Aufgabe auf eine andere wartet (siehe Abhängigkeiten). Die senkrechte Linie ist heute.

Gezogen wird hier nichts. Ein Klick öffnet die Aufgabe, Termine ändert man dort. Das ist Absicht: Ein Balken, den man versehentlich verwischt, verschiebt eine Frist, ohne dass es jemand merkt.

Die Filterleiste gilt auch hier – und sie ist das Mittel gegen Unübersichtlichkeit. Ein Zeitstrahl mit zweihundert Zeilen liest niemand, einer mit „Etikett = Phase 2“ schon. Mehr als 120 Balken zeigt Klaro nicht und sagt es dazu.

Ansichten & Filter

• Board – der Normalfall: Spalten mit Karten, Verschieben per Ziehen.
• Liste – Tabelle mit allen Angaben. Über die Kästchen links lassen sich mehrere Aufgaben auswählen und gemeinsam ändern (Spalte, Zuständigkeit, Termin, Priorität) oder archivieren. Die Liste lässt sich außerdem als CSV-Datei herunterladen, etwa für Excel.
• Kalender – Monatsansicht nach Fälligkeit. Eine Aufgabe auf einen anderen Tag ziehen verschiebt den Termin; die Seite bleibt dabei stehen. Den Gesamtkalender über alle Projekte gibt es oben in der Navigation – dort zeigt die Farbe, zu welchem Projekt ein Termin gehört.
• Verlauf – wer hat wann was geändert.

Die Filterleiste wirkt in allen drei Ansichten. Da die Filter in der Adresszeile stehen, lässt sich eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern oder verschicken.

Schnellwahl in der Kopfzeile: Mit der Maus über Projekte fahren klappt eine Liste der ersten acht Projekte auf – ein Klick führt direkt aufs Board, ohne den Umweg über die Projektübersicht. Am Handy gibt es kein Darüberfahren; dort führt ein Tippen wie gewohnt zur Projektliste.

Am Handy steht über Board, Liste und Kalender nur das Suchfeld und ein Knopf Filter – ein Tippen klappt die übrigen Felder auf, ein weiteres wieder zu. Sind Filter gesetzt, ist der Knopf hervorgehoben und zeigt ihre Anzahl. Das Board schiebt man seitwärts mit dem Finger; Karten lassen sich auch dort von Spalte zu Spalte ziehen.

Mehrere Aufgaben auf einmal ändern: In der Listenansicht steht vor jeder Zeile ein Kästchen. Sind welche angekreuzt, erscheint unten eine Leiste – dort lassen sich Spalte, Zuständigkeit, Priorität und Fälligkeit für alle Ausgewählten gemeinsam setzen oder sie zusammen archivieren. Das Häkchen ganz oben wählt die komplette gefilterte Liste aus. Nach der Änderung erscheint ein Hinweis mit Rückgängig – ein Klick, und alles ist wie vorher. Praktisch beim Aufräumen: erst filtern, dann alles auf einmal umhängen.

Kalender abonnieren: Alle Fälligkeiten lassen sich in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender einbinden. Die Adresse dafür steht in den Einstellungen.

Personen & Teams

Eine Aufgabe kann einer Person oder einem Team zugewiesen werden – beides steht im selben Auswahlfeld „Zuständig“, getrennt in zwei Gruppen. Teams sind Gremien, Abteilungen oder Arbeitsgruppen – ein Vorstand, ein Ortsrat, eine Fachabteilung, ein Elternrat. Auf der Karte erscheint bei einer Person das Namenskürzel, bei einem Team dessen Kurzzeichen in der Teamfarbe.

• Personen legt jede und jeder an – auch sich selbst beim ersten Anmelden. Bearbeiten lassen sie sich unter Einstellungen → Personen.
• Teams pflegt nur der Support-Zugang. So bleiben die Stammdaten sauber und es entstehen keine Dubletten. Zuweisen, filtern und als Bahn benutzen kann sie dagegen jede und jeder.
• Hat ein Team eine Verteiler-Adresse, gehen Benachrichtigungen zu seinen Aufgaben dorthin – wie bei einer Person.
• Ein Team, das nicht mehr gebraucht wird, besser stilllegen als löschen: dann bleibt die Zuordnung alter Aufgaben erhalten.

Wenn jemand ausscheidet

Der übliche Weg ist stilllegen: bei der Person das Häkchen „aktiv“ entfernen. Sie verschwindet dann aus allen Auswahlfeldern und bekommt keine Benachrichtigungen mehr, bleibt aber auf ihren bisherigen Aufgaben, Kommentaren und im Verlauf sichtbar. Nichts geht verloren, nichts wird unlesbar. Aufgaben, die noch offen sind, weist man vorher jemand anderem zu.

Soll der Name wirklich verschwinden – etwa auf Wunsch der Person –, gibt es im Support-Zugang „Entfernen“. Dabei wird gefragt, wer die offenen Aufgaben übernimmt, und dann:

• Anonymisieren (der Normalfall): Aus dem Namen wird „Ehemalige Person“, die E-Mail-Adresse wird gelöscht, Abos werden entfernt. Kommentare und Verlauf bleiben vollständig lesbar – nur eben ohne Namen.
• Endgültig löschen: nur möglich, solange an der Person nichts hängt – also für versehentlich angelegte Profile. Sobald jemand eine Aufgabe, einen Kommentar oder einen Verlaufseintrag hat, bleibt nur das Anonymisieren. So wird kein Verlauf zerrissen. Genau so handhaben es auch die großen Werkzeuge.

Erledigte und archivierte Aufgaben werden dabei nie umgehängt – sie gehören zur Geschichte des Projekts.

Benachrichtigungen

Es gibt drei Wege, informiert zu werden:

• Automatisch: Wer für eine Aufgabe zuständig ist, bekommt Meldungen dazu – ohne etwas einstellen zu müssen.
• Einzelne Aufgabe: im Aufgabenfenster rechts „Benachrichtigungen zu dieser Aufgabe“ anhaken.
• Ganze Projekte: in den Einstellungen, wahlweise für alles oder für einzelne Projekte, und dort auch nur für bestimmte Ereignisse.

Jede Person entscheidet außerdem, ob Nachrichten sofort oder einmal täglich gesammelt kommen – oder gar nicht. Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse (Einstellungen → Personen).

Auf dem Handy

Klaro lässt sich auf den Startbildschirm legen und verhält sich danach wie eine App: eigenes Symbol, Start ohne Adresszeile, volle Bildschirmhöhe.

• iPhone/iPad (Safari): Teilen-Zeichen antippen → Zum Home-Bildschirm.
• Android (Chrome): Menü mit den drei Punkten → App installieren beziehungsweise Zum Startbildschirm hinzufügen.

Danach liegt die Navigation unten, in Reichweite des Daumens: Start, Projekte, das blaue Pluszeichen zum Erfassen, Kalender und Suchen.

Auf Android kommt noch etwas dazu: Klaro taucht dann im Teilen-Menü anderer Apps auf. Eine Nachricht oder E-Mail lesen, auf Teilen tippen, Klaro wählen – die Schnellerfassung geht mit dem Text schon darin auf.

Offline arbeiten geht bewusst nicht: Die Aufgaben liegen auf eurem Server, nicht auf dem Telefon. Ohne Empfang meldet sich der Browser wie bei jeder anderen Seite auch.

Sollte die App am Telefon einmal hartnäckig „keine Verbindung“ melden, obwohl das Netz da ist, hilft die Seite assets/reset.html: Sie räumt weg, was der Browser für Klaro gespeichert hat. An den Aufgaben ändert das nichts, die liegen auf dem Server.

Tastaturkürzel

Zugang & Rollen

Klaro kennt zwei Betriebsarten. Welche gilt, steht unter Einstellungen → Betriebsart und lässt sich dort auch umstellen.

Ein gemeinsames Passwort – ein Passwort für alle. Nach der Anmeldung wählt jede Person ihr Profil aus einer Liste. Schnell eingerichtet und gut für kleine Runden, die sich kennen. Verwaltungsaufgaben laufen über den Support-Zugang.

Eigene Benutzerkonten – jede Person meldet sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem eigenen Passwort an und hat eine Rolle:

• Verwaltung – darf alles: Konten und Teams pflegen, Passwörter setzen, Einstellungen ändern.
• Mitglied – der Normalfall: Aufgaben und Projekte anlegen und bearbeiten, kommentieren, Dateien anhängen.
• Gast – liest mit und darf kommentieren, ändert aber nichts an Aufgaben oder Projekten.

Die Rollen gelten überall gleich – es gibt bewusst keine Rechte je Projekt. Alle sehen alles; unterschiedlich ist nur, wer etwas ändern darf.

Konten einrichten (nur mit Verwaltungsrechten, unter Einstellungen → Personen): entweder ein Einladungslink – die Person vergibt ihr Passwort selbst, der Link gilt sieben Tage und nur einmal – oder ein Startpasswort, das beim ersten Anmelden gewechselt werden muss. So wandert nie ein dauerhaftes Passwort durch eine E-Mail.

Der letzte Zugang mit Verwaltungsrechten lässt sich weder herabstufen noch sperren – sonst käme niemand mehr an die Verwaltung. Und umgestellt wird erst, wenn wirklich niemand dabei ausgesperrt wird; was noch fehlt, sagt die Seite vorher.

Es gibt außerdem einen Vorführbetrieb für Installationen, die nur zum Ausprobieren gedacht sind: Dann entfällt die Anmeldung ganz, oben steht ein Band, und alles Heikle ist gesperrt. Eingeschaltet wird das ausschließlich in config/config.php – aus der Oberfläche heraus geht es nicht, und das ist Absicht.

Support-Zugang

Neben dem gemeinsamen Passwort gibt es einen zweiten, getrennten Zugang: den Support-Zugang. Er ist nicht für die tägliche Arbeit gedacht, sondern für die wenigen Dinge, die sonst niemand erledigen kann:

• das gemeinsame Passwort neu setzen, ohne das bisherige zu kennen – der Rettungsanker, wenn es niemand mehr weiß;
• Teams anlegen, ändern und stilllegen;
• das Support-Passwort selbst ändern.

Diese drei Dinge gehen ausschließlich über den Support-Zugang. In einer normalen Sitzung sind die Passwortfelder deshalb gar nicht erst vorhanden. Einzige Ausnahme: Solange noch kein Support-Zugang eingerichtet ist, darf er einmalig aus dem Team heraus angelegt werden – bestätigt mit dem gemeinsamen Passwort. Sonst könnte ihn niemand ins Leben rufen.

Angemeldet wird er über dasselbe Feld wie sonst auch – es zählt allein das Passwort. Wer damit angemeldet ist, sieht oben rechts einen Hinweis „Support“ und arbeitet ohne Profil; Aufgaben lassen sich in dieser Sitzung also niemandem zuordnen. Zum normalen Arbeiten meldet man sich wieder mit dem gemeinsamen Passwort an.

Eingerichtet wird er unter Einstellungen → Support-Zugang – bei einer neuen Installation auch gleich im Einrichtungsassistenten. Das Support-Passwort gehört an einen sicheren Ort – wer es hat, kann das gemeinsame Passwort ändern und damit alle anderen aussperren.

KI-Anbindung

Klaro kann ein Sprachmodell zu Hilfe nehmen – zum Beispiel, um aus einer Niederschrift Vorschläge für Aufgaben zu machen. Das ist freiwillig und ab Werk aus. Solange kein Schlüssel hinterlegt ist, spricht Klaro mit niemandem, und in der Oberfläche taucht davon nichts auf.

Aus einer Niederschrift Aufgaben machen

Das ist die erste Funktion, die die Anbindung nutzt. Zu finden ist sie im Projekt in der Listenansicht über den Knopf Aus Protokoll – und auf dem Reiter Sitzung gleich über der Tagesordnung, weil man genau dort danach sucht, wenn die Sitzung vorbei ist.

So läuft es ab:

1. Den Text der Niederschrift einfügen – oder nur den Abschnitt, um den es geht.
2. Auf Vorschläge erzeugen klicken. Das dauert ein paar Sekunden.
3. Die Vorschläge durchsehen. Jeder hat ein Häkchen, einen Titel, eine Zuständigkeit, einen Termin und eine Beschreibung – alles änderbar, bevor etwas angelegt wird. Was keine Aufgabe ist, hakt man ab.
4. Angehakte Aufgaben anlegen. Sie landen in der ersten Spalte des Projekts und verhalten sich ab da wie jede andere Aufgabe.

Namen aus dem Text werden mit euren Personen und Teams abgeglichen, auch wenn im Protokoll nur der Vorname steht. Ist jemand genannt, den es in Klaro nicht gibt, bleibt das Feld leer und darunter steht, welcher Name im Text stand – damit die Angabe nicht stillschweigend verschwindet. Termine übernimmt Klaro nur, wenn sie plausibel sind; „bis zur nächsten Sitzung“ ohne Datum bleibt leer.

Verlass dich nicht blind darauf. Ein Sprachmodell macht aus einer Bemerkung schon mal eine Aufgabe oder übersieht eine – deshalb ist die Durchsicht Teil des Ablaufs und nicht wegzuklicken.

Welche Anbieter gehen

Eingerichtet wird das unter Einstellungen → KI-Anbindung, und zwar nur über den Support-Zugang. Hinterlegt wird ein API-Schlüssel bei einem dieser Anbieter:

• OpenAI (USA) – der Schlüssel stammt aus dem API-Bereich des Anbieters, nicht aus einem ChatGPT-Abo. Über die Schnittstelle werden Eingaben nach Angaben des Anbieters nicht zum Training verwendet.
• Mistral (Frankreich) – Sitz und Verarbeitung in der EU. Wenn in euren Aufgaben Namen von Bürgerinnen und Bürgern stehen, ist das die datenschutzrechtlich einfachere Wahl.
• Eigener Dienst – jede Adresse, die dieselbe Schnittstelle spricht: Azure, ein anderer europäischer Anbieter, ein selbst betriebener Server. Adresse und Modell trägt man dann selbst ein.

Es dürfen mehrere Schlüssel gleichzeitig hinterlegt sein. Ist nur einer da, wird der benutzt. Sind es mehrere, wählt man einen als Standard – dann ist klar, wohin die Texte gehen, und ein Wechsel ist ein Klick.

Was übertragen wird – und was nicht

Übertragen wird der Text, den jemand ausdrücklich dafür abschickt – und dazu die Namen der eingetragenen Personen und Teams. Die sind nötig, damit aus „Herr Meier kümmert sich“ die richtige Zuständigkeit wird; mehr als der Name geht nicht mit, insbesondere keine E-Mail-Adressen. Sonst wandert nichts nach draußen: kein Board, keine Datenbank, kein Anhang, keine andere Aufgabe. Vor jedem Absenden steht auf dem Bildschirm, an wen es geht. Der Knopf „Verbindung prüfen“ in den Einstellungen fragt beim Anbieter nur die Liste der Modelle ab und überträgt überhaupt keinen Inhalt.

Der Schlüssel wird verschlüsselt in der Datenbank abgelegt. Der dafür nötige Hauptschlüssel steht in config/config.php und liegt nicht in der Sicherung – in einem heruntergeladenen Abzug steht also nur unbrauchbares Zeug. Geht diese Datei verloren, ist der Schlüssel weg und muss beim Anbieter neu erzeugt werden.

Was ihr vorher klären solltet

Sobald Inhalte an einen Anbieter gehen, ist das eine Auftragsverarbeitung. Für eine Gruppe, die mit Anliegen echter Menschen arbeitet, heißt das: einen entsprechenden Vertrag mit dem Anbieter abschließen und eine Zeile in die eigene Datenschutzerklärung aufnehmen. Wer das nicht möchte, lässt die Anbindung aus – Klaro funktioniert vollständig ohne sie.

Was es kostet

Abgerechnet wird beim Anbieter nach Textmenge, nicht bei Klaro. Zur Größenordnung: Eine zehnseitige Niederschrift liegt im Bereich von Bruchteilen eines Cents. Die Mindestaufladung beim Anbieter dürfte teurer sein als der Jahresverbrauch einer normalen Runde.

Wenn es nicht geht

Manche Webspace-Pakete verbieten es, dass ein Programm von sich aus fremde Server anspricht. Ob eurer das erlaubt, steht unter Einstellungen → Version & System in der Zeile Ausgehende Verbindungen. Steht dort „nicht möglich“, lässt sich das nur beim Hoster ändern – alles andere in Klaro läuft davon unberührt weiter.

Datenschutz

Klaro bringt eine eigene Datenschutzseite mit – im Menü oben rechts. Sie ist kein fester Text, sondern liest die Angaben aus dem laufenden Betrieb ab: wie lange der Papierkorb aufbewahrt, ob Benachrichtigungen verschickt werden, ob eine KI-Anbindung eingerichtet ist und zu wem. Ändert ihr eine Einstellung, ändert sich die Seite mit.

Verantwortlich seid ihr, nicht der Hersteller: Klaro läuft auf eurem Server, es gibt niemanden, der mitliest. Was nur ihr wisst – Name, Anschrift und eine Kontaktadresse für Auskünfte –, trägt der Support-Zugang einmalig unter Einstellungen → Datenschutz ein. Solange das fehlt, steht auf der Seite ein Hinweis darauf.

Die Seite beschreibt, was die Software tut. Ob damit alle Pflichten erfüllt sind, hängt davon ab, wofür ihr Klaro einsetzt – wer mit Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern arbeitet, lässt das besser einmal fachlich ansehen. Und wenn ihr die KI-Anbindung nutzt, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter dazu.

Problem melden

Etwas funktioniert nicht wie erwartet? Im Menü oben rechts steht Problem melden. Dort stehen die technischen Angaben, die eine Störungsmeldung brauchbar machen – Fassung, PHP, Webserver, Datenbankstand, Cronjob – zum Kopieren, und falls eine Adresse hinterlegt ist, mit einem Knopf, der die E-Mail schon ausfüllt.

Nützlich ist vor allem der Anfang der Nachricht: was du tun wolltest und was stattdessen passiert ist. Damit lässt sich fast jeder Fall nachstellen; ohne beides beginnt jede Meldung mit Rückfragen.

In dem Bericht stehen keine Namen, keine Aufgaben, keine Passwörter und keine Schlüssel – nur, worauf die Anwendung läuft. Die Adresse, an die er geht, trägt der Support-Zugang unter Einstellungen → Allgemein ein.

Häufige Fragen